日々の取引入力は、
経営を早くするための仕組みです

日々の取引入力は、経営を早くするための仕組みです

月次財務参謀顧問では、日々の取引入力、いわゆる自計化を大切にしています。

ここに抵抗感を持たれる院長・理事長は、決して少なくありません。

• 「診療で忙しいのに、会計入力までできるのか」
• 「経理は専門家に任せたほうがよいのではないか」
• 「入力を間違えたら、かえって迷惑をかけるのではないか」
• 「スタッフに任せるとしても、どこまでできるか不安だ」

こうしたお気持ちは、ごく自然なものだと思います。

ただ、当事務所が考える自計化は、院長・理事長が一人で会計処理を抱え込むということではありません。会計入力を、クリニックの中で無理なく回る仕組みにする、という意味です。

たとえば、窓口収入、通帳の動き、カード決済、電子決済、請求書、領収書、医薬品・材料費、検査委託費、リース料、給与、社会保険料、借入返済などを、できるだけ早く会計データへ反映させる。そして、入力されたデータを当事務所が毎月確認し、証憑と突き合わせ、処理の誤りや漏れをチェックする。

この流れができてくると、数字は「数か月後に税理士から届くもの」ではなく、「いまの経営を映すもの」へと変わっていきます。

日々の入力があると、次のような変化が起こります。

• 今月の売上と支出が早く見える
• 預金残高と会計データのズレに早く気づける
• 医業未収金、未払金、返戻・査定の動きを放置しにくくなる
• 賞与、納税、返済、設備投資の予定を早めに確認できる
• 院長・理事長が、数字を自分の経営感覚と結びつけやすくなる
• 金融機関への説明資料を、あわてて作らなくてよくなる
• 決算前に慌てるのではなく、毎月少しずつ整えられる

これは、単なる事務作業ではありません。院長・理事長が、数字を自分のものにするための仕組みです。

もちろん、最初から完璧にできる必要はありません。当事務所が、初期設定、科目体系、入力ルール、証憑整理、操作方法、月次締めの流れを一緒に整えていきます。

• 「この支払いはどの科目に入れるのか」
• 「この領収書やPDF請求書はどのように保存するのか」
• 「現金と帳簿が合わないときはどうするのか」
• 「カード払い、口座振替、リース料はどう処理するのか」
• 「保険診療収入と自費診療収入はどう分けるのか」
• 「返戻・査定や窓口未収金は、どのタイミングで確認するのか」

こうした迷いやすい点を、最初の段階でルール化していきます。なお、電子取引データについては、紙で印刷するだけではなく、データ自体をルールに基づいて保存することが必要です。

そのうえで、毎月入力された会計データを、当事務所が証憑と突き合わせて確認します。入力して終わり、ではありません。入力された数字が、適切に処理されているか。証憑と一致しているか。医療機関の実態に合った科目になっているか。経営判断に使える形になっているか。ここを毎月確認していきます。

つまり、自計化とは、クリニックに会計業務を丸投げすることではありません。クリニックの中で日々の情報を早く集め、当事務所が専門家として確認し、院長・理事長が判断に使える数字へ育てていく。そのための取り組みです。

最初は不安でも構いません。

通帳の動きが見える。支払いの流れが見える。今月の利益が見える。返済後に残るお金が見える。この感覚が出てくると、数字を見ることが少しずつ変わっていきます。

「会計入力をしなければならない」から、「数字が早く見えると、経営が強くなる」へ。
当事務所は、その状態を一緒につくっていきます。