ご依頼にあたりお願いしたいこと

ご依頼にあたりお願いしたいこと

月次財務参謀顧問は、当事務所だけで完結するサービスではありません。院長・理事長、クリニックの経理担当者、当事務所が、同じ数字を見ながら、毎月の経営判断に使える状態をつくっていく支援です。

そのため、ご依頼にあたり、次の点についてご協力をお願いしています。

• 日々の取引入力、いわゆる自計化
• 証憑の整理
• 資料の共有
• 事実確認
• 月次レビューの場での院長・理事長ご自身の確認

この中でも、特に大切なのが、日々の取引入力、いわゆる自計化です。

自計化と聞くと、「税理士に任せていたことを自院でやらなければならないのか」と感じるかもしれません。しかし、当事務所がお願いしたいのは、クリニックに負担を押し付けることではありません。経営判断に必要な数字を、できるだけ早く、正確に、院長・理事長の手元に届けるための仕組みを一緒につくっていく、ということです。

診療の現場では、カルテや検査結果、画像、処方内容を記録しなければ、正しい判断はできません。経営も同じです。日々のお金の動きが記録されていなければ、資金繰り、採用、設備投資、借入、承継の判断はどうしても遅くなってしまいます。

自計化によって、毎日の取引が早く会計データに反映されるようになると、月次レビューの質が変わってきます。「先月の結果を後から知る」のではなく、「今月の動きを見ながら次の判断をする」ことができるようになります。

入力に不安を感じる場合も、当事務所がサポートします。

最初に入力ルールを整え、操作方法をお伝えします。よく使う科目を整理し、医療機関特有の取引について処理方法を決めていきます。入力しやすい資料の集め方を整え、毎月、入力された会計データを証憑と突き合わせて確認します。誤りやすい処理は、次月以降に迷わないようルール化していきます。

自計化は、最初の数か月が一番不安です。ただ、流れができてくると、毎月の確認が早くなります。数字の見方が分かるようになり、支払いの癖が見えてきます。預金残高の動きに納得感が出てきて、設備投資や採用の相談が、感覚ではなく数字から始められるようになります。

• 「自分にもできるかもしれない」
• 「スタッフと一緒に回せそうだ」
• 「数字を見るのが少し楽になった」

そう感じていただける状態まで、当事務所が伴走します。

証憑の整理も重要です。領収書、請求書、契約書、通帳、カード明細、レセコン資料、給与資料、借入明細、リース契約書。これらが整理されていなければ、会計データの確認に時間がかかってしまいます。逆に、証憑の整理ができていると、月次決算は早くなり、税務調査、金融機関対応、承継、M&Aの場面でも説明しやすくなります。

資料の共有も大切です。不足資料があると、月次の数字は止まります。確認待ちが続けば、数字の鮮度は落ちていきます。だからこそ、必要資料を、いつ、どのように共有するかをあらかじめ決めておきます。

事実確認もお願いしています。会計データだけでは判断できないことがあるためです。

この支払いは修繕なのか、設備投資なのか。この入金は自費診療なのか、補助金なのか。この支出は法人の経費なのか、院長個人の支出なのか。この契約は継続的なものなのか、一時的なものなのか。こうした点は、院長・理事長や現場の方に確認しなければ判断できません。

そして最後に、月次レビューの場で、院長・理事長ご自身に数字を確認していただくことをお願いしています。

経理担当者や事務長だけで完結させるのではなく、最終的に院長・理事長が数字を見て、自院の状況を把握する。ここが、月次財務参謀顧問の価値です。

経営判断は、専門家が代わりに行うものではありません。院長・理事長が判断できるように、数字を整え、論点を整理し、選択肢を見えるようにする。当事務所は、そのための参謀役です。