支援の進め方
1. 現在の数字と体制を確認します
まず、直近の決算書、月次試算表、借入明細、資金繰り、会計ソフト、売掛金、買掛金、在庫、部門別資料、給与資料、固定資産台帳、リース契約、事業計画などを確認します。
数字だけでなく、経理の流れも合わせて確認します。
誰が入力しているのか。誰が確認しているのか。いつ試算表が出るのか。社長はいつ数字を見ているのか。請求、入金、支払い、給与、在庫、借入の情報が、どのように集まってくるのか。
ここが曖昧なままでは、毎月の数字を経営に使える形にすることはできません。
2. TKC会計システムを前提に、月次運用の流れを整えます
当事務所では、原則としてTKC会計システムを活用し、月次決算の流れを整えていきます。
証憑の回収、入力ルール、科目体系、売上区分、部門別・案件別・店舗別管理、売掛金・買掛金の確認、現預金残高の確認、借入・リースの登録、固定資産の管理、在庫・仕掛の確認、月次締め日、レビューの進め方、経営者への報告の型。こうした一連の流れを、毎月繰り返せる形へと整えていきます。
システムを導入することそのものが、目的ではありません。TKCを活用しながら、数字の作り方、確認の仕方、説明の仕方、判断へのつなげ方を標準化していくこと。それが目的です。
3. 自計化の導入・運用を支援します
日々の取引入力は、最初の設計が肝心です。
最初に入力ルールを決めずに始めてしまうと、同じ支払いが月によって違う科目に入っていたり、部門別の数字が合わなくなったり、現金と帳簿のズレが分からなくなったり、といった混乱が起こりがちです。
そこで当事務所では、最初に次のような点を整理していきます。
- どの資料を、誰が、いつ入力するか。
- どの取引を、どの科目に入れるか。
- 現金、預金、カード、電子決済を、どう扱うか。
- 売上、入金、請求、前受金を、どう処理するか。
- 仕入、外注費、在庫、買掛金を、どう確認するか。
- 請求書、領収書、通帳、契約書を、どう保存・共有するか。
- 月次締めを、いつ行うか。
- 経営者は、どの画面や資料を確認すればよいか。
入力そのものは、社長がすべて行う必要はありません。
経理担当者が担当しても構いません。事務担当者が担当しても構いません。社長夫人・役員ご家族が担当する形でも構いません。店舗責任者や部門担当者が一部入力・確認する形でも構いません。
大切なのは、会社の中で日々の情報が早く会計データに反映され、経営者がその数字を確認できる状態をつくっていくことです。
当事務所は、入力されたデータを毎月確認し、証憑と突き合わせ、必要な修正や改善点をお伝えしていきます。
自計化は、丸投げしない経理であり、同時に、放置しない経理でもあります。
自社で入力し、当事務所が確認する。この組み合わせによって、数字のスピードと正確性を両立させていきます。
4. 月次で見るべき数字を決めます
会社ごとに、見るべき数字は違います。
創業期なら、資金繰りと売上の立ち上がり。成長期なら、粗利、人件費、採用、投資、借入。多店舗展開中であれば、店舗別損益と本部の資金耐久力。製造業なら、原価、在庫、設備投資、製品別採算。建設業なら、工事別採算、未成工事、外注費、入金サイト。事業承継前であれば、内部留保、自社株、役員退職金、後継者体制。M&Aを見据えるなら、財務内容、契約、管理体制、月次の信頼性。IPOを見据えるなら、月次決算の早期化、予実管理、内部統制、規程整備、証憑管理、会議体。
最初に、月次で確認すべき数字を絞り込みます。
多すぎる指標は、かえって判断を鈍らせます。少なすぎる指標は、経営の変化を見落とします。会社の実態に合わせて、見るべき数字をご一緒に決めていきます。
5. 毎月レビューします
月次試算表が出たら、数字を確認します。
前月との差。前年同月との差。計画との差。資金繰りへの影響。借入返済後の現金。納税後の資金。採用や投資の判断に影響する点。粗利率の変化。売掛金、在庫、買掛金の動き。人件費や固定費の変化。部門別・案件別・店舗別の採算。
数字を見て終わり、ではありません。翌月、何を変えるかというところまで、ご一緒に確認していきます。
月次レビューは、過去の報告会ではなく、次の判断を行うための確認の場です。
6. 必要に応じて個別テーマを深掘りします
毎月の確認の中では、個別テーマが浮かび上がってくることがあります。
設備を入れるか。採用を増やすか。店舗を出すか。不採算事業を見直すか。価格改定を行うか。借入を増やしてよいか。事業承継をどう進めるか。M&Aを検討すべきか。IPOを見据えて管理体制を整えるか。金融機関へどう説明するか。
こうしたテーマは、通常の月次レビューとは分けて、必要に応じて個別に整理していきます。
月次顧問の中で初期的な論点整理を行い、個別の成果物や専門的な検討が必要となる場合には、別途業務範囲を定めて対応いたします。