日々の取引入力は、経営を早くするための仕組みです

月次財務参謀顧問では、日々の取引入力、いわゆる自計化を大切にしています。

ここに抵抗感を抱かれる経営者の方は、少なくありません。

• 「本業で忙しいのに、会計入力までできるのか」
• 「経理は、専門家に任せたほうがよいのではないか」
• 「入力を間違えたら、かえって迷惑をかけてしまうのではないか」
• 「経理担当者がいないので、自社で回せるか不安だ」
• 「これまで記帳代行に任せていたので、急に自計化と言われても困る」

こうしたお気持ちは、ごく自然なものだと思います。

ただ、当事務所が考える自計化は、社長がお一人で会計処理を抱え込む、という意味ではありません。会計入力を、会社の中で無理なく回る仕組みにする、ということです。

たとえば、売上、入金、通帳の動き、カード決済、請求書、領収書、仕入、外注費、給与、借入返済、リース料、税金、在庫に関する情報を、できるだけ早く会計データへ反映させる。そのうえで、入力されたデータを当事務所が毎月確認し、証憑と突き合わせ、処理の誤りや漏れ、消費税区分、部門区分、資産・費用の区分などを確認していく。

この流れができてくると、数字は「数か月後に税理士から届くもの」ではなく、「いまの経営を映すもの」へと変わっていきます。

日々の入力があると、たとえば次のような変化が起こります。

• 今月の売上と支出が早く見える。
• 預金残高と会計データのズレに、早く気づける。
• 売掛金や未回収債権を放置しにくくなる。
• 在庫や仕掛の増加に、早く気づける。
• 賞与、納税、返済、設備投資の予定を、早めに確認できる。
• 経営者が、数字を自分の経営感覚と結びつけやすくなる。
• 金融機関への説明資料を、あわてて作らなくてよくなる。
• 決算前に慌てるのではなく、毎月少しずつ整えていける。

これは、単なる事務作業ではありません。経営者が、数字を自分のものにしていくための仕組みです。

もちろん、最初から完璧にできる必要はありません。当事務所が、初期設定、科目体系、入力ルール、証憑整理、操作方法、月次締めの流れを、ご一緒に整えていきます。

• 「この支払いは、どの科目に入れればよいのか」
• 「この領収書は、保存が必要なのか」
• 「現金と帳簿が合わないときは、どうするか」
• 「カード払い、口座振替、リース料は、どう処理するのか」
• 「売上を、部門別・案件別・店舗別に分けるには、どうすればよいか」
• 「在庫や仕掛は、どのタイミングで確認すればよいか」

こうした、迷いやすい点を、最初の段階でひとつひとつルール化していきます。

そのうえで、毎月入力された会計データを、当事務所が証憑と突き合わせて確認します。入力して終わり、ではありません。入力された数字が適切に処理されているか、証憑と一致しているか、会社の実態に合った科目になっているか、税務上・会計上の論点はないか、そして経営判断に使える形になっているか。ここを毎月確認していきます。

つまり、自計化とは、会社に会計業務を丸投げすることではなく、会社の中で日々の情報を早く集め、当事務所が専門家として確認し、経営者が判断に使える数字へと育てていく――そのための取り組みなのです。

最初は不安でも構いません。

通帳の動きが見える。支払いの流れが見える。今月の利益が見える。返済後に残るお金が見える。投資してよいかどうかが見える。

この感覚が出てくると、数字を見ることの意味合いが、少しずつ変わっていきます。

「会計入力をしなければならない」から、「数字が早く見えると、経営が強くなる」へ。

当事務所は、その状態をご一緒につくっていきます。